Comment mettre en place un système de gestion électronique de documents sécurisé pour une PME ?

A l’ère du numérique, les entreprises accumulent une quantité importante de documents qu’elles doivent traiter, stocker et sécuriser. Une gestion inadéquate de ces informations peut entraîner des coûts supplémentaires, un manque d’efficacité et, pire encore, une perte de données. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une solution à ce casse-tête : la Gestion Electronique de Documents (GED). Ce système permet de numériser, d’organiser et de sécuriser les documents d’une entreprise. Dans cet article, nous allons vous montrer comment mettre en place un processus de gestion électronique de documents sécurisé pour votre PME.

Identifier vos besoins et choisir votre logiciel GED

Avant de mettre en place un système GED, il est essentiel de bien comprendre vos besoins. Quel type de documents votre entreprise produit-elle ? Quel est le volume de ces documents ? Quels sont vos besoins en termes de sécurité et de confidentialité ? A partir de ces informations, vous pourrez choisir le logiciel GED qui convient le mieux à votre entreprise.

Il existe une grande variété de solutions sur le marché, offrant différentes fonctionnalités et niveaux de sécurité. Certains logiciels sont conçus pour des industries spécifiques, tandis que d’autres offrent une approche plus générique. Assurez-vous de choisir une solution qui peut s’adapter à vos besoins spécifiques.

Mettre en place le système GED

Une fois que vous avez choisi votre logiciel, il est temps de mettre en place le système GED. Cette étape implique généralement la numérisation de vos documents existants et la mise en place des processus pour le traitement des nouveaux documents.

La numérisation des documents existants peut être une tâche ardue, surtout si votre entreprise a une longue histoire. Cependant, c’est une étape nécessaire pour tirer pleinement parti des avantages de la GED. La numérisation permet non seulement de préserver les documents, mais aussi de faciliter leur recherche et leur récupération.

Pour le traitement des nouveaux documents, il est important de mettre en place des processus clairs. Par exemple, qui est responsable de la numérisation des nouveaux documents ? Comment ces documents doivent-ils être étiquetés et classés ? Quelle est la politique de conservation des documents ? Il est important de répondre à ces questions pour assurer une gestion efficace des documents.

Former vos employés

Un système GED n’est aussi bon que les personnes qui l’utilisent. C’est pourquoi il est crucial de former vos employés sur la manière d’utiliser le système GED. Cela comprend la formation sur la numérisation des documents, la recherche de documents, la gestion des versions de documents, etc.

Il est également important d’éduquer les employés sur l’importance de la sécurité des documents. Les employés doivent comprendre les risques associés à la non-conformité aux politiques de sécurité et être formés sur les bonnes pratiques en matière de sécurité des documents.

Assurer la sécurité de vos documents

La sécurité est un aspect crucial de la gestion électronique de documents. Un système GED sécurisé doit offrir une protection contre les accès non autorisés, la perte de données et les attaques de cybercriminalité.

Pour assurer la sécurité de vos documents, il est important d’utiliser des solutions de protection des données, comme le cryptage et les sauvegardes régulières. Il est également important de mettre en place des politiques de sécurité, comme l’authentification à deux facteurs, pour protéger contre les accès non autorisés.

Maintenir et améliorer le système GED

Une fois que vous avez mis en place votre système GED, le travail n’est pas fini. Il est important de maintenir et d’améliorer constamment le système pour s’assurer qu’il continue de répondre aux besoins de votre entreprise.

Cela peut impliquer des mises à jour régulières du logiciel, des audits de sécurité et des formations continues pour les employés. En restant vigilant et en faisant preuve de diligence, vous pouvez vous assurer que votre système GED reste sécurisé et efficace.

L’importance du choix d’un coffre numérique dans une GED pour PME

Le choix d’un coffre numérique représente une étape cruciale dans la mise en place d’une gestion électronique de documents. Ce dispositif ultra-sécurisé est en effet le gardien de tous vos documents et données sensibles. Tous vos documents, une fois numérisés, sont stockés dans ce coffre numérique. Il joue un rôle déterminant dans la sécurité de vos documents.

Un coffre numérique est conçu pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos documents. Il offre une protection maximale contre toute intrusion ou perte de données grâce à des systèmes de cryptage avancés et des protocoles d’accès stricts.

Le choix du coffre numérique dépend des spécificités de votre entreprise et de vos besoins en matière de gestion documentaire. Il existe sur le marché une multitude de solutions GED offrant des coffres numériques aux caractéristiques variées. Certains proposent des fonctionnalités supplémentaires comme la signature électronique, des outils de recherche avancée ou encore des solutions de partage sécurisé.

Il est recommandé de choisir un coffre numérique certifié qui respecte les normes en vigueur. N’oubliez pas que la qualité de votre coffre numérique influence directement la sécurité de vos données. Par ailleurs, une solution GED avec un coffre numérique peut également jouer un rôle dans votre stratégie d’achats en entreprise, puisqu’elle permet d’avoir un accès rapide et sécurisé à tous vos documents d’achats.

L’impact de la GED sur la stratégie d’achats de votre entreprise

La mise en place d’une gestion électronique de documents peut avoir un impact significatif sur la stratégie d’achats de votre PME. En effet, une GED bien structurée et sécurisée peut renforcer l’efficacité de votre processus d’achats en entreprise.

Une solution GED permet de centraliser tous les documents liés aux achats, facilitant ainsi leur gestion. Qu’il s’agisse de bons de commandes, de factures, de contrats fournisseurs ou d’autres documents commerciaux, tout est stocké au même endroit. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer la visibilité sur les dépenses de l’entreprise.

De plus, une solution GED peut intégrer des outils d’automatisation qui facilitent le processus d’achats. Par exemple, le logiciel peut être programmé pour envoyer des rappels lorsque des factures sont dues, ou pour automatiser la création de bons de commandes.

En outre, la mise en place d’une GED pour les achats peut renforcer la sécurité des documents d’achats. Grâce à des fonctionnalités comme le cryptage et l’authentification à deux facteurs, vos documents sont protégés contre les accès non autorisés.

En résumé, la mise en place d’une gestion électronique de documents sécurisée peut contribuer à l’amélioration de vos processus d’achats, à la réduction des coûts et à l’amélioration de la sécurité des données.

Conclusion

En conclusion, la mise en place d’un système de gestion électronique de documents sécurisé est indispensable pour toute PME à l’ère numérique. Que ce soit pour garantir la confidentialité de vos informations, améliorer l’efficacité de vos processus ou optimiser votre stratégie d’achats, une solution GED offre de nombreux avantages.

N’oubliez pas que la mise en place d’une GED nécessite une préparation rigoureuse, un choix judicieux du logiciel et des solutions associées, une formation adéquate de vos employés et une maintenance constante pour garantir son efficacité.

Finalement, la mise en place d’une GED est un investissement pour votre entreprise, mais un investissement qui vous permettra de gagner en efficacité, en productivité et en sécurité. Un défi à relever pour toute entreprise soucieuse de sa pérennité et de sa compétitivité à l’ère du numérique.